A importância dada à documentação produzida pela Administração Pública Distrital remonta do início da nova capital quando em 1º de junho de 1960, o prefeito Israel Pinheiro, definiu a estrutura geral de organização dos serviços da, então, Prefeitura do Distrito Federal. As informações e documentos deveriam ser preservados e o Decreto n.º 05 já previa que a Coordenação do Sistema de Racionalização e Produtividade mantivesse, àquela época, as atividades de documentação, comunicação e arquivo.
Passados 60 anos, Brasília encontra-se plenamente consolidada como capital do país e o governo continua com a dinâmica de preservação e, agora também, com a modernização do seu patrimônio documental e de transparência às informações produzidas pelo Estado.
A Coordenação de Gestão Documental, Informação e Conhecimento (Coged) é a unidade responsável por planejar, coordenar e acompanhar a aplicação da metodologia de gestão de documentos arquivísticos nos órgãos e entidades da Administração Direta e Indireta do Governo do Distrito Federal, a fim de auxiliar o governo na gestão dos registros das atividades do Estado, bem como, pela política de Gestão Documental no âmbito da Secretaria de Economia (SEEC).
Entre suas atribuições, estão também, a gestão dos arquivos da SEEC, constituídos pelos fundos SEPLAG e SEF; o Protocolo Central da SEEC, a gestão central do Sistema Integrado de Controle de Processos (SICOP), a gestão interna do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), e a gestão e alimentação do Sistema Integrado de Normas Jurídicas (SINJ-DF) no âmbito do Poder Executivo Distrital.
O emprego adequado da gestão documental é fundamental pois, confere à organização a capacidade de conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a governança e o controle social das informações; e o apoio, documentação e elaboração de políticas que auxiliam o processo de tomada de decisão.
A gestão documental se configura no conjunto de procedimentos, normas, rotinas e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, arquivamento, avaliação, eliminação ou recolhimento para guarda permanente de documentos e informações orgânicas produzidas e recebidas em uma instituição, em qualquer suporte, seja ele tradicional (papel) ou eletrônico (digital).
