Economia com uso de papel é de R$ 2 milhões ao ano. Redução de despesas inclui também gastos com toner, impressora, clips e grampeador
O governo de Brasília implementou o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) em todos os 92 órgãos da administração direta e indireta do Distrito Federal. O evento comemorativo ocorreu na tarde desta terça-feira (12), no Auditório da Escola de Música de Brasília, na 602 Sul.
O SEI é uma ferramenta de gestão de processos que permite substituir pastas e arquivos físicos por documentos eletrônicos. Desde 23 de maio, os processos são gerados exclusivamente dentro do sistema. Com a plataforma, o governo de Brasília pode ser considerado 100% eletrônico.
Hoje, há 126 mil servidores utilizando o SEI. “A ferramenta possibilita economia de papel, agilidade, transparência e rastreabilidade. É a modernização do serviço público”, disse o governador Rodrigo Rollemberg, no evento para comemorar a implementação total do SEI no governo.
Além dos 126 mil servidores que já usam o sistema, há 10.409 usuários externos. “Para mim, o maior ganho é na velocidade dos processos. Cada tramitação demorava de 24 a 48 horas. Hoje, grande parte delas é concluída na metade do tempo. Há ganhos, também, na rastreabilidade. Ficou mais fácil acompanhar os processos”, explicou
o secretário de Planejamento, Orçamento e Gestão, Renato Brown.
No Brasil, mais de 100 órgãos federais, estaduais e municipais já utilizam o SEI para a gestão de documentos eletrônicos, além de outros 250 órgãos que estão em processo de implementação.
Números do SEI
O sistema oficial para a gestão eletrônica de documentos do DF opera, atualmente, com uma movimentação de 5,498 milhões de documentos e mais de 1,430 milhão de processos.
Isso representa uma economia de R$ 2 milhões ao ano somente em papel, além da redução de gastos com toner, impressora, clips e grampeador – entre os órgãos que aderiram ao sistema há pelo menos um ano.
SEI reduziu tempo de espera do cidadão
Como exemplo de melhorias graças ao SEI, pode-se citar a redução do tempo de tramitação da fase de julgamento dos processos de autos de infração do Instituto Brasília Ambiental (Ibram). A espera, que chegou a ser de sete meses, passou para três meses.
A diminuição do uso de papéis também foi expressiva. Na Secretaria de Saúde, em abril de 2017, o controle de malotes recebia 15.103 documentos e processos. Um ano depois, o número caiu para 5.486.
A redução de cerca de 30% no número de malotes encaminhados a outros órgãos e do prazo de trâmite do processo de aposentadoria são alguns dos resultados percebidos na Secretaria de Educação.
A implementação do SEI nos órgãos do DF
O Corpo de Bombeiros foi o primeiro órgão a receber o sistema. A corporação, que o implementou como projeto-piloto em novembro de 2014, reduziu o uso de papel em 80%.
Em 2016, a Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão tornou-se o órgão central de implementação do sistema no âmbito do DF, responsável por treinar servidores e iniciar o processo em todo o governo.
Só com o apoio de comitês de implementação e de unidades setoriais de gestão de cada órgão foi possível antecipar a virada total dos processos físicos para o 100% eletrônico, antes prevista para 2019.
Desde 2016, cerca de 3,4 mil servidores foram capacitados no uso da ferramenta. Atualmente são 92 comitês descentralizados atuando em seus órgãos, que gerenciam a movimentação das informações no sistema.
Texto: Marcelo Nantes/Agência Brasília
Fotos: Renato Araújo/Agência Brasília
